Warenwirtschaft und Produktionsplanung in Bäckereien

Die Kette: Bestellung, Bedarf, Produktion, Verteilung, Retoure

Warenwirtschaft und Produktionsplanung sind keine getrennten Themen, sondern eine Kette. Am Anfang stehen Filialbestellungen, Vorbestellungen und Lieferkundenaufträge. Daraus entsteht der Produktionsbedarf, daraus Teigmengen, Blechbelegung und Backzettel. Danach folgen Kommissionierung, Auslieferung und am Ende die Rückmeldung, was nicht verkauft wurde.

Ein System ist genau so gut wie die schwächste Stelle dieser Kette. Wenn Retouren nicht sauber erfasst werden, hilft die beste Prognose nichts.

Anforderungen an das Bestellwesen

• Bestellvorschläge auf Basis von Verkaufshistorie, Wochentag, Feiertagen und Aktionen.
• Abweichungen einfach korrigierbar – und nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
• Sortimente je Filiale, Verfügbarkeiten und Bestellschluss-Zeiten.
• Lieferkunden mit eigenen Preislisten, Rabatten und Lieferscheinen.
• Rohstoffeinkauf mit Preisvergleich und Wareneingangskontrolle, wenn Sie Einkauf zentral steuern.

Anforderungen an die Produktion

• Teigmengenberechnung aus Rezepturen inklusive Teigausbeute und Verlusten.
• Backlisten und digitale Backzettel, die in der Backstube wirklich lesbar sind.
• Frosterverwaltung und Vorproduktion, wenn Sie auf Teiglinge arbeiten.
• Chargen und Rückverfolgbarkeit bis zum Rohstoff für den Ernstfall.
• Rückmeldung der tatsächlichen Produktion, sonst bleibt der Bestand eine Schätzung.

Retouren ehrlich messen

Retourenquoten sind nur dann brauchbar, wenn alle Filialen gleich zählen. Legen Sie vorab fest, was als Retoure, was als Bruch, was als Personalverzehr und was als Spende gilt, und bilden Sie genau das in der Software ab. Sonst vergleichen Sie Filialen, die unterschiedlich buchen.

Sinnvoll ist eine Auswertung je Artikel, Filiale und Wochentag statt einer Gesamtquote. Der Handlungsbedarf steckt fast immer in wenigen Artikeln an wenigen Tagen.

Warum Einführungen scheitern

• Die Stammdaten sind nicht gepflegt: doppelte Artikel, falsche Teigausbeuten, veraltete Preise.
• Niemand ist verantwortlich. Es braucht eine Person im Betrieb, die das System besitzt.
• Die Backstube wurde nicht beteiligt und arbeitet parallel weiter mit Papier.
• Zu viel auf einmal: Bestellwesen, Produktion und Auswertungen gleichzeitig scharf schalten.
• Keine Nachschulung nach vier bis sechs Wochen, wenn die echten Fragen auftauchen.

Kennzeichnung nicht vergessen

Wer Rezepturen ohnehin im System pflegt, kann daraus Allergene, Zutatenverzeichnisse und Nährwerte ableiten. Die Anforderungen dazu ergeben sich aus der EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV). Die Software kann die Arbeit stark erleichtern, die inhaltliche Richtigkeit der Angaben bleibt aber Aufgabe des Betriebs.